【Power Automate】「忙しい」の正体を見つける。DXの前にやるべき、FormsとPower Automateで作る「逃げ場のない」業務記録システム
はじめに：その「残業」、何をしていましたか？
「毎日残業続きで忙しい」
そう嘆く人は多いですが、「じゃあ昨日の残業時間、具体的に何時何分に何の作業をしていたの？」と聞かれて、即答できる人はどれくらいいるでしょうか。
何かを改善しようとするなら、まずは現状を数値で正確に把握することが絶対条件です。
世の中は「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉で溢れていますが、足元の「自分が何に時間を使っているか」さえ把握できていない状態で、業務変革などできるはずがありません。本当のDXは、まず「己を知る」という泥臭いところから始まると私は思っています。
そこで私は、自らの行動をすべてデータ化するために、**「開始・終了時刻の入力を廃止した、極限まで手間を省いた業務記録システム」**を構築しました。
実際にこれを半年以上運用し、ありとあらゆる業務を記録し続けた結果見えてきたこと、そしてこのシステムが「ついサボってしまう人」にこそおすすめな理由をお話しします。
システムの全体像（アーキテクト図）
仕組みはシンプルです。Microsoft 365の標準機能（Forms, Power Automate, Excel, Outlook）を連携させています。
このシステムが「最強」である3つの理由
1. 「その瞬間」にFormsで回答するしかない強制力
このシステムには、「後からまとめて入力する」という概念がありません。タスクが終わったその瞬間にFormsを送信することが絶対ルールです。
なぜなら、「今回のタスクの開始時刻」は「前回のタスクの終了時刻＋1分」として自動計算されるからです。
これは一見不自由に思えますが、実は強力なメリットがあります。一つでも記録をサボると、時間の計算が狂ってしまうため、「毎回記録し続ける」以外の運用ができないのです。
「つい記録をつけるのをサボってしまう…」
そんなあなたにこそ、このシステムをお勧めします。この「鎖」のような連続性が、サボり癖を強制的に矯正し、半強制的にログを残す習慣を作ってくれます。
2. 入力項目は「何をしたか」だけ。言い訳の余地をなくす
Formsの入力項目から「時間」を排除しました。入力するのは「件名」だけ。
スマホからでもPCからでも、数秒で送信できます。
「入力が面倒くさいから続かない」という言い訳を、システム側で物理的に排除しました。これにより、私は半年間、メイン業務だけでなく、ちょっとした雑務や休憩に至るまで、ありとあらゆる時間を記録することに成功しました。
「何をしましたか？」それだけ書けばいいです。
3. 即座にOutlookで「予実」が見える化される
Formsを送信すると、即座にOutlookカレンダーに実績が登録されます。
予定（理想）と実績（現実）が並んで表示されることで、「この作業にこんなに時間がかかっていたのか」という残酷なまでの現実が可視化されます。
しかし、この可視化こそが改善の第一歩です。Outlookを見るたびに自分の時間の使い方が突きつけられるため、自然と「次はもっと効率よくやろう」という意識が芽生えます。
結論：まずは数値化の鬼になろう
「忙しい」と嘆く前に、まずは自分の時間を1分単位で記録してみてください。
高度なITツールを導入する前に、FormsとPower Automateという身近なツールで、自分の働き方を「数値」で捉える。そこからしか、本当の意味での業務改善やDXは生まれないと確信しています。
半年間、全ての時間を記録し続けた私が保証します。このシステムは、あなたの働き方を劇的に変える「鏡」になるはずです。凡人の最強の生存戦略「愚直に続ける」で小さな変革を起こしましょう笑！
よくある質問（FAQ）
Q1. 記録を忘れてしまった場合はどうすればいいですか?
A. 一度空でFormsを送信してください。そこから再スタートできます。ただし、忘れた分を遡って記録したい場合はExcelで手動修正が必要になり、かなり面倒です。この「面倒臭さ」が逆に「今この瞬間に記録しよう」というモチベーションになります。背水の陣です笑
Q2. 休憩やトイレなども記録する必要がありますか?
A. 記録するのは必須ではありません。特定の行動だけを記録する運用も可能です。例えば、会議だけを記録したい場合、会議前に空でForms回答（開始時刻スタンプ）して、終了時に「会議」と回答する使い方もできます。記録したい業務に合わせて柔軟に運用してください。
Q3. 業務時間外や休日の記録はどうしていますか?
A. 業務時間のみ記録しています。翌朝は空でForms回答から再スタートできます。プライベートまで記録する必要はありません。（プライベートではGoogle FormとGASを使って同様のシステムを構築することもできます。もしかしたら今後別記事で作り方を解説するかもしれません）
Q4. 具体的な設定方法や手順は公開されていますか?
A. 現時点ではシステム概要のみの紹介です。Power Automateのフロー設計や具体的な設定方法については、今後別記事で詳しく解説する予定です。（リクエストがあればコメントください！）
